تطبق شركة أودن للإستثمارات المالية أنظمة الحوكمة الرشيدة حيث إتخذت عدداً من الخطوات الفعالة لتعزيز معايير الشفافية والإمتثال وتطبيق أفضل الممارسات الدولية بدايةً من مجلس الإدارة ووصولاً إلى أنشطة التشغيل اليومية، وتبنت الشركة سياسات وإجراءات فعالة لتساعد مجلس الإدارة على القيام بمهامه ومسئولياته تجاه الشركة ومساهميها ، ومن أهم أهداف تلك السياسات والإجراءات :
– تطوير الآليات التي تساعد في تحقيق أهداف الشركة واستراتيجيتها.
– إدارة شئون الشركة وشركاتها التابعة وتفعيل آليات اتخاذ القرار والإجراءات الرقابية.
– حماية مصالح وحقوق المساهمين.
– تنظيم العلاقات بين مجلس الإدارة والمديرين والمساهمين وأصحاب المصالح.
مجلس الإدارة
هو السلطة العليا المسئولة عن وضع الأهداف والاستراتيجيات ومتابعة أداء إدارة الشركة التنفيذية طبقًا لنظامها الأساسي ، ويتم إنتخاب أعضاء مجلس إدارة شركة أودن للإستثمارات المالية بطريقة التصويت التراكمي بما يسمح بالتمثيل النسبي كلما أمكن ذلك ، ويقوم بتوجيه نشاط الشركة وأعمالها واتخاذ القرارات وفقاً لمبادئ القانون واللوائح العامة بالشركة وعلى سبيل المثال لا الحصر:
– تحديد التوجه الاستراتيجي للشركة من خلال العمل جنباً إلى جنب مع الإدارة التنفيذية لتطوير وتنفيذ رؤية الشركة ورسالتها وأهدافها واستراتيجيتها والأهداف العامة لأدائها.
– وضع الإجراءات الإشرافية المطلوبة لضمان حقوق كافة االأطراف ذات العلاقة.
– اعتماد الميزانية السنوية للشركة واتخاذ القرارات الهامة المتعلقة بها.
– اختيار وتعيين والإشراف على المديرين التنفيذيين.
– إصدار التوصيات المتعلقة بهيكل رأس المال والنفقات وسياسة توزيعات الأرباح ….الخ
– مراقبة سلامة نظم الرقابة الداخلية ونظام التقارير.
– المحافظة على شكل مستقل مع الأخذ في الإعتبار مصالح جميع الأطراف ذات العلاقة.
الإمتثال
تلتزم الشركة بتطبيق نظام الرقابة الداخلية والمراجعة الدورية، وذلك علي المديرين والعاملين بها بما يكفل سلامة تطبيق القوانين والقرارات المنظمة لعمل الشركة واللائحة الداخلية لها، وبما يؤدي إلي سرعة اكتشاف أي مخالفة تقع من المديرين أو العاملين.
الإفصاح والشفافية
تضمن الشركة الافصاح عن جميع الأمور الجوهرية بدقة وفي الوقت المناسب، بما في ذلك الإفصاح الدوري عن الوضع المالي والأداء ونتائج أعمالها والحوكمة بالإضافة إلى الابلاغ عن القواعد المتعلقة بالإفصاح عن المعلومات، وطرق تصنيف المعلومات وتوقيت الافصاح عنها والتأكد من أن المعلومات المطلوب إرسالها إلى الجهات الرقابية والجهات الأخرى المعنية على درجة كبيرة من الدقة والوضوح والفهم وضمان إرسالها في الوقت المحدد لها ، وقد قامت الشركة بالتأكيد على تعريف المعلومات الجوهرية على أنها أية معلومات تتعلق بأوضاع وأنشطة الشركة ومستوى أدائها والمعلومات التي يتوقع أن تؤثر بشكل مباشر على أحداث قد تؤدي إلى تغيير جوهري في أوضاع سوق الأسهم المالية أو على سعر سهم الشركة.
–
تجنب تعارض المصالح
يلتزم أعضاء مجلس الإدارة وكبار التنفيذيين وموظفي الشركة بالإفصاح عن أي حالات تعارض مصالح فعلية أو محتملة، كما يجب عليهم تجنب الدخول أو المشاركة في أي نشاط يتعارض بشكل مباشر أو غير مباشر مع مصالح الشركة ، وقد قامت الشركة بوضع سياسة فعالة لتجنب تعارض المصالح متضمنة التعريفات التالية:
وجود مصلحة مع الاطراف المتعاقدة مع الشركة والأطراف ذوي العلاقة
إن وجود مصلحة مباشرة أو فائدة بين من يعمل لصالح الشركة أو أحد الأطراف المتعاقدة مع الشركة، سواء كان موضوع التعاقد توريد مواد أو تنفيذ أعمال سواء أبرم العقد باسمه أو باسم أحد أفراد أقاربه حتى الدرجة الثانية تمثل تعارضاً في المصالح. كما يمكن أن ينشأ تعارض المصالح عند إساءة التصرف الناتج عن التعاملات مع الأطراف ذوي العلاقة بإعطائهم أفضلية أو شروط خاصة عند تعاملهم مع الشركة.
المنافسة
إن الاشتراك في عمل أو تقديم خدمة لشركة أخرى منافسة للشركة، أو شركة تزاول أو تعمل في أحد أنشطة الشركة من شأنه أن يكون موطنا فعليا أو محتملا لتعارض المصالح في الشركة.
تقديم أو ضمان القروض
يعد تقديم الشركة لأي نوع من القروض لأعضاء مجلس الإدارة أو مساهميها أو ضمان تلك القروض المبرمة مع الغير مظهراً من مظاهر تعارض المصالح.
الهدايا
إن الهدايا المقدمة من الأطراف التي تتعامل معها الشركة لأعضاء المجلس أو العاملين، يمكن أن تؤثر في قراراته ويمكن أن تحدث تعارض في المصالح فعليا أو محتملا.
استخدام أصول وممتلكات الشركة
إن استخدام أصول الشركة وممتلكاتها لأغراض شخصية يمكن أن يظهر تعارض في المصالح، كاستغلال أوقات العمل بالشركة، أو موظفيها أصولها لغير مصلحة الشركة أو إساءة استخدام المعلومات التي حصل عليها بطبيعة عمله لتحقيق مصالح شخصية.
الإبلاغ عن المخالفات
تلتزم الشركة بالمحافظة على بيئة العمل وفقاً لأعلى معايير الشفافية والمسئولية والمحاسبة، ولذلك قامت الشركة باستحداث آلية لتمكين العاملين من الإبلاغ عن أية مخاوف أو قضايا بطريقة سرية وآمنة وفعالة. وتحث الشركة جميع العاملين على التقدم بأية معلومات قد تكشف محاولات الاحتيال أو صور التقصير وأية إختراقات للقانون والمتطلبات التنظيمية والقواعد الداخلية للشركة وكذلك اللوائح التنظيمية أو السياسات الأخرى أو أي سوء تصرف داخل مكان العمل دون الخوف من التعرض للاضطهاد والمسائلة.
حيث تضمن الشركة حماية العاملين الذين يبلغون – بحسن نية – عن الأنشطة والبيانات المشتبه بها من خلال اخطار مدير إدارة المراجعة والالتزام بالمعلومات والبيانات المتاحة عن المعاملات المشتبه بها من خلال أي وسيلة لتجنب أية عوائق تحول دون قيام الموظف بالإبلاغ عن عمليات الاشتباه مثل التخوف من المسؤول المباشر أو لأي سبب، فيمكن أن يتم الابلاغ من خلال البريد الالكتروني.
سرية المعلومات وإستغلال المعلومات الداخلية
قامت الشركة بوضع سياسة مكتوبة وواضحة بشأن حظر استغلال المطلعين على المعلومات الداخلية والمراكز المالية للشركة ونتائج أنشطتها وغيرها من المعلومات التي يكون من شأنها التأثير على أوضاع الشركة، التعامل عليها لحسابهم الشخصي قبل الإعلان أو الإفصاح عنها للجمهور ، بالإضافة الى وضع قواعد تنظيمية بشأن التداول على أسهم الشركة.
كما تشمل المعلومات السرية جميع المستندات والتقارير المالية والتشغيلية والدراسات والمعلومات وحسابات العملاء والموردين والعروض المقدمة من أو الى مجلس الإدارة وغير المعلنة من قبل الشركة للجمهور والبورصة والتي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة بحكم منصبه في الشركة ويكون الإفصاح عنها مفيداً للمنافسين ويضر بالشركة أو عملائها.